Software robots, oftewel virtuele medewerkers, Robotic Process Automation (RPA) of softbots, zijn óf al jouw beste vrienden of worden dit binnenkort. RPA voert alle digitale werkzaamheden met een repeterend karakter uit. De werkzaamheden die de meeste mensen niet leuk en uitdagend vinden, maar die wel moeten gebeuren.
RPA
RPA kent veel voordelen. RPA doet menselijke handelingen op een computer na. Zo kan RPA, net als een echt mens, alle systemen en applicaties besturen en data verwerken. Maar omdat de processen gerobotiseerd worden levert dit nog enkele voordelen op. Zo werkt de software robot continu en heeft deze een hogere nauwkeurigheid dan mensen. Bovendien vereist RPA geen grote IT-wijzigingen en is de software robot eenvoudig aan te passen en uit te breiden.
Voert een software robot jouw tijdrovende en saaie taken uit? Dan houd jij tijd over voor andere taken. Daar wordt iedereen gelukkig van.
RPA biedt uitkomst als er regelmaat zit in de handelingen
RPA wordt ingezet om alle digitale werkzaamheden met een repeterend karakter over te nemen of taken op te pakken waarbij gegevens via een computer verkregen, verwerkt, gecontroleerd of verplaatst moeten worden tussen verschillende systemen en applicaties. En ook daarin zit een groot voordeel. De robot kan alles wat jij ook kunt op een computer. Je bent niet afhankelijk van koppelingen tussen programma’s die beschikbaar worden gesteld of beschikbare API’s. Met RPA kun je programma’s onderling veel efficiënter laten samenwerken.
Welke processen zijn voor jouw organisatie geschikt?
Kijk allereerst naar processen waar medewerkers nog bezig zijn met het verkrijgen, verwerken en controleren van dat. Deze vind je vaak op de (salaris) administratie of serviceafdeling. Gevonden? Dan kunt je aan de hand van onderstaande regels bepalen of deze processen geschikt zijn:
- Is het proces gestandaardiseerd?
Processen hoeven niet 100% gestandaardiseerd te zijn. Wanneer je bijvoorbeeld 80% van het proces, wat wel gestandaardiseerd is, kan robotiseren, levert het ook winst op! Focus niet op de uitzonderingen maar op het repeterende deel van het proces.
- Zijn de taken tijdrovend en kritisch?
Hoe meer uren de werkzaamheden kosten, hoe sneller de terugverdienperiode is. - Zijn de handelingen herhalend?
Bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks. - Worden er verschillende systemen of programma’s gebruikt?
- Is het een proces die verbeterd moet worden?
Bijvoorbeeld op efficiëntie, kwaliteit en foutmarge.
Hoe meer vragen je kunt beantwoorden met een ‘ja’, hoe groter de voordelen zijn van het inzetten van RPA.
RPA ook jouw saaie werk laten overnemen?
Zie je ook de toegevoegde waarde van RPA voor jouw organisatie? Met de software zoals Microsoft Power Automate kun je aan de slag om zelf jouw software robot te bouwen en deze simpele taken te laten uitvoeren. Is het een belangrijk proces, krijg je het proces niet stabiel of loop je ergens tegenaan? Dan is het beter om een RPA specialist in te schakelen.